会社で大活躍!IT企業に勤めるわたしがすすめるExcelの優れた機能

 

 

 

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会社に入社してから使用頻度が増えるExcel

大学の講義でも、Microsoft Officeの使い方を学ぶ講義がありますが、「実際に会社で使えるの?」と思うのが受講者の本音だと思います。

そこで今回は、東京のIT企業に入社した私が実際に役に立ったExcelの機能についてご紹介します。

絶対役に立つ!入社前に覚えておきたいExcel関数5選

まずは、Excelの醍醐味である関数についていくつかご紹介します。この関数を使いこなせるか否かで仕事の効率に大きく影響してきます。実際に使えるとデータを管理する際にとても便利なので、ぜひ覚えてくださいね。

では、1つ目にご紹介するのはSUM関数です。SUMとは「合計する」という意味で、対象の数値の合計が欲しい時に使用する関数です。企業のように万単位でデータを取り扱う場合、電卓でコツコツやるとなるとかなり時間がかかりますよね。SUM関数なら数値を入れたら一瞬で計算してくれるので、とても便利です。

2つ目に、IF関数です。IFは英語でおなじみの「もしも」という意味ですよね。これはわたしも普段データを管理する際によく使う関数ですが、何かというと「特定の条件に当てはまる値と当てはまらない値を分けて表示することができるんです。」…ん?って感じますよね?(笑)例えば、テストの合否を表にしたい場合。合格ラインを70点にしたら70点以上なら合格、それ以外は不合格という値を入れることができます。

3つ目に、AVERAGE関数です。これもよく使いますが、指定した範囲の値の平均を算出してくれる関数です。テストの平均点を出す時を考えると分かりやすいかなと思います。

4つ目にROUND関数です。これは四捨五入できる関数で、端数がどんどん出てくる時によく使います。最後に、VLOOKUP関数です。おそらくこの関数が一番使用頻度が多いと思います。というのもこの関数、自分が指定した条件に合致したデータを検索して導き出してくれるのです。膨大なデータの中から自分が欲しいと思う値を出してくれる優れものです。ぜひご活用ください。

使いこなせたら会社の英雄!表・グラフの作成

Excelと聞いて、おそらくほとんどの人が表やグラフを作ることをイメージされると思います。もちろん、表やグラフもExcelの醍醐味です。実際の業務でいうと、例えば売上管理表やシフト表もExcelを使って作られています。先ほど紹介した関数を挿入すると、必要な値のみを選出してくれます。また、グラフにおいては理解しにくいデータの変化や割合などをわかりやすく見える化することができます。

わたしの会社でも売り上げの推移やプロジェクト毎の進捗を管理する上で頻繁に使用します。自分が担当する仕事をしっかり管理できるか否かが仕事を上手く進めるために大きく影響してくるので、表とグラフの作成もしっかり覚えておいてくださいね。

膨大な情報を一括管理!Excelのデータベースが大活躍!

会社に入ると大きくお客様と取引をすることになります。そして、取引の数が増えれば比例してお客様の情報の膨大な数になっていきます。その凄まじい数のお客様情報をちゃんと管理していることが仕事を成功させる大きな鍵になります。ではそれらの情報をちゃんと管理するにはどうすれば良いのか?実はここでも、Excelのご登場です!

Excelのデータベースを利用すれば、膨大な情報も整理して保管することができます。そして、そうした情報をカテゴリーに応じて取り出すことができるので、管理しやすく、見たい時にすぐに参照できます。実際にわたしが担当している部署で管理している顧客情報は2000社ほどありますが、データベースのおかげで確認したい情報を瞬時に表示することができます!そんな優れた機能を持ち合わせているExcel。使いこなせるようになれば仕事も幅が広がり、周りからも認められるようになるのでぜひExcelマスターを目指して頑張ってください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

Excelはそれ単体であらゆる機能を使えてしまう、とても優秀なソフトです!

そして、今回ご紹介した機能を使いこなせるようになるには何度も使って経験を積んでいくしかありません。

ぜひ積極的に活用して、会社でなくてはならない人になってください!

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